بانک اطلاعاتی برنامه ای برای نگهداری از اطلاعات داده شده توسط کاربران ب صورت ساختار منظم و مرتب در کنار هم قرار داده و هنگام گزارش گیری اطلاعات ترکیبی و پردازش شده را در اختیار کاربر قرار می دهد. بانک اطلاعاتی SQL server ، Access و Oracle از جلمه بانک های اطلاعاتی معروف و پر کاربرد بشمار می روند. از عمده دلایل پر کاربرد بانک اطلاعاتی می توان برای ارتباط بین جداول و فرم پذیر بودن اطلاعات در آن بیان کرد.
آشنایی با مفاهیم بانک اطلاعاتی :
1-داده : به مقادیر خامی که تحت یک عنوان ذخیره می شوند گویند.
2-رکورد : به مجموعه ای از داده های به هم مرتبط و معنادار یک شی یا شخص که به صورت یک ساختار منظم کرتبط شده اند گویند.
3-جدول : به مجموعه ای از رکورد ها و سطر های اطلاعاتی که در واقع جدول مشخصات شی یا اشخاص ذخیره می شود گویند.
4-پرس و جو : پرس و جو در واقع گزارش هایی از جدول بانک اطلاعاتی است که بر اساس قوانین سیستم مدیریت بانک اطلاعاتی (DBMS) تعریف کرده است ایجاد می کنند.
به عبارت دیگر پرس و جو به صورت یک جدول نمایش داده می شود که در واقع از خود هیچ اطلاعاتی ندارد و فقط قسمتی از اطلاعات را از جدول مورد نظر کاربر به نمایش میگذارد.
5-بانک اطلاعاتی : قسمتی از حافظه که شامل همه رکورد ها ، جداول ، پرس و جو ها و گزارشات مختلف یک محیط ، سازمان خاص و .... است.
6-سیستم مدیریت بانک اطلاعاتی : به نرم افزار مدیریت بانک اطلاعاتی گفته می شود که براساس قوانینی که در سیستم تعریف شده است می توان بر روی اطلاعات بانک اطلاعاتی کنترل کامل داشت و انوع گزارشات و پردازش ها را از آن دریافت کرد.
مزایای استفاده از بانک اطلاعاتی :
1-حذف دوباره کاری : در مراکز خدمات کامپیوترى که سیستم‌هاى کاربردى جداگانه براى هر یک از واحدهاى استفاده کننده ایجاد مى‌شود هم اطلاعات تکرارى در فایل‌هاى مختلف وجود دارد و هم این اطلاعات در هر فایل باید جداگانه ایجاد و به هنگام شود.
2-ایجاد هماهنگی : در بهترین حالت، به‌علت عدم هم‌زمانى به هنگام‌رسانی، اطلاعات مشابه فایل‌هاى مختلف با یکدیگر تطبیق نمى‌کند. در بیشتر موارد، امکان به هنگام‌رسانى غلط یک فایل یا از قلم افتادن بعضى از اقلام وجود دارد. اگر تمام کاربرهائى که به یک اطلاع خاص احتیاج دارند از یک منبع براى کسب اطلاع استفاده کنند، امکان عدم هم‌آهنگى از بین مى‌رود.
3-استقلال اطلاعات : سیستم مدیریت اطلاعات وابستگى برنامه‌هاى کاربردى را به فرم رکوردهاى فایل از بین مى‌برد. تغییرات در برنامه‌ها به منظور پردازش اطلاعات جدید به سادگى صورت مى‌پذیرد زیرا لزومى ندارد که اطلاعات جدید از لحاظ فیزیکى در جوار اطلاعات قبلى قرار گیرد. سیستم مدیریت بانک‌هاى اطلاعاتى مى‌تواند اطلاعاتى را که از لحاظ فیزیکى جدا از هم هستند به‌صورت یک مجموعه پیوسته در اختیار برنامه قرار دهد بدون اینکه منطق برنامه درگیر جدا بودن فیزیکى اطلاعات مزبور شود و افزایش یا کاهش اقلام اطلاعاتى یک برنامه تأثیرى در سایر برنامه‌ها ندارد. بدون سیستم مدیریت اطلاعات، هر تغییرى در فرم رکوردهاى فایل، حداقل مستلزم ترجمه مجدد تمام برنامه‌هاى کاربردى است که با فایل مزبور کار مى‌کنند.
4-تمرکز ویرایش اطلاعات : ویرایش و کنترل اعتبار اطلاعات در بانک‌هاى اطلاعاتى یکنواخت و در یک‌جا انجام مى‌شود. به علت تمرکز اطلاعات تمام کاربردها در سیستم مدیریت بانک اطلاعاتى مى‌توان برنامه فرعى خاصى براى ویرایش هر فیلد اطلاعاتى ایجاد و در کلیه کاربردها از آن استفاده کرد.
5-ایمنی اطلاعات : در زمان طراحى و ایجاد بانک‌هاى اطلاعاتی، متصدیان پروژه باید مرجع تأمین و استفاده کنندگان هر فیلد اطلاعاتى را مشخص کنند. سیستم‌هاى مدیریت بانک‌هاى اطلاعاتى معمولاً با روش‌هاى مشخصى مى‌توانند دسترسى و انجام تغییرات در اطلاعات را محدود کنند. از روش‌هاى مزبور مى‌توان براى جلوگیرى از دسترسى غیرمجاز و انجام تغییرات تائید نشده در اطلاعات استفاده کرد. با استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات موارد نیاز به ایمنى و حفاظت از اطلاعات مشخص مى‌شود و با استفاده از امکانات سیستم، ایمنى اطلاعات افزایش مى‌یابد.
6-مستندات کافی : در سیستم‌هاى کاربردى معمولى ممکن است مستندات سیستم پراکنده، ناهماهنگ و ناکافى باشد و حتى در مواردى مستنداتى وجود نداشته باشد. نظر به اینکه اطلاعات موجود در بانک‌هاى اطلاعتى مورد استفاده مشترک چند سیستم کاربردى است و معمولاً هر سیستم کاربردى متصدى جداگانه‌اى دارد که هیچ یک از آنها متصدى بانک اطلاعاتى نیست و هر برنامه نویس براى نوشتن برنامه کاربردى موردنظر به مشخصات دقیق بانک اطلاعاتى نیاز دارد، تدوین و نگه داشت مستندات کامل بانک اطلاعاتى ضرورت عملى دارد. مسئول بانک اطلاعاتی، استانداردهاى مستندسازى لازم را پیشنهاد مى‌کند و پس از بررسى و تأیید مدیریت ملزم به اجراء آن خواهد بود.
اگرچه استفاده از سیستم‌هاى مدیریت اطلاعات مزایاى قابل توجهى دارد، اما در مقابل ممکن است مشکلاتى نیز ایجاد نماید. نکاتى که از جنبه کنترل‌هاى داخلى باید مورد توجه قرار گیرد شامل موارد زیر است:
- تمرکز اطلاعات:
تمرکز تمام یا قسمت عمده اطلاعات مربوط به فعالیت‌هاى یک شرکت در یک بانک اطلاعاتى زیان‌هاى ناشى از مخاطراتى از قبیل از بین رفتن و استفاده غیرمجاز از اطلاعات را افزایش مى‌دهد. اگر اطلاعات مورد دستبرد قرار گیرد. تمام دفاتر و حساب‌هاى مالى شرکت از دست مى‌رود. در اثر اشتباه ممکن است تمام اطلاعات نابود شود. افزایش محدودیت‌هاى دسترسى به اطلاعات و تأمین امکانات بهتر پشتیبانى و بازیابى اطلاعات مى‌تواند مخاطرات را کاهش دهد و کنترل‌هاى لازم را در این زمینه‌ها برقرار نماید.
- ثبت یک‌طرفه اطلاعات:
اگرچه عدم تکرار یک اطلاع در فایل‌هاى سیستم‌هاى کاربردى مختلف باعث ایجاد هماهنگى در کاربردهاى مختلف آن اطلاع مى‌شود اما وجود اشتباه در بانک اطلاعاتى در تمام کاربردهاى آن تأثیر مى‌نماید و تمام گزارش‌هاى اخذ شده مربوطه اشتباه خواهد بود. صحت ثبت هر اطلاع در بانک اطلاعاتى باید به روش‌هاى مختلف کنترل شود. در مواردى صحت و دقت یک اطلاع خاص مى‌تواند از نظر مسئول ثبت آن زیاد مهم نباشد. براى نمونه درست بودن ثبت حقوق ماهانه کارکنان در بانک اطلاعاتى براى متصدى صدور احکام اضافه حقوق اهمیت زیادى ندارد زیرا تا موعد اضافه حقوق بعدى کارى با آن ندارد، در حالى‌که حسابدارى حقوق و دستمزد کارکنان همواره از اطلاع مزبور براى محاسبه مبلغ دریافتى ماهانه کارکنان استفاده مى‌کند. خطر از آنجا ناشى مى‌شود که متصدى صدور احکام که منبع اصلى اطلاعات است معمولاً مسئول به هنگام رساندن مبلغ حقوق کارکنان در بانک اطلاعاتى مى‌شود، به منظور کاهش خطرات ناشى از این امر باید کنترل‌هاى مناسب را به‌کار گرفت. مسئولیت به هنگام‌رسانى و درست بودن هر اطلاع باید به‌طور مشخص بر عهده دایره ویژه‌اى باشد و مسئولین دایره موظف گردند که اطلاعات تحت مسئولیت خود را سریعاً به هنگام رسانده و کنترل نمایند و کیفیت آن را به‌طور منظم بررسى کنند. در سیستم‌هاى کاربردى عادی، عدم هماهنگى اطلاعات مختلف باعث کشف اشتباهات مى‌شود. براى نمونه اگر میزان حقوق کارمند در اطلاعات دایره بازنشستگى با اطلاعات حسابدارى تطبیق نکند، توجه مسئول مربوطه را جلب مى‌کند و باعث رسیدگى و رفع اشتباه مى‌شود. اما در صورت استفاده از بانک‌هاى اطلاعاتى چون منبع اطلاعاتى لیست‌هاى هر دو دایره یکى است ارقام نادرست کشف نخواهد شد. براى کشف اشتباهات در اینگونه موارد باید روش‌هاى ویژه‌اى پیش‌بینى شود. در مواردى‌که بیش از یک برنامه، مجاز به ایجاد یا تغییر یک اطلاع خاص است و در صورت عدم پیش‌بینى‌هاى لازم، پیگیرى زنجیره عطف براى پیدا کردن منبع اشتباه مشکل خواهد بود.
- پیچیدگى سازمان اطلاعات و نرم‌افزارها:
به‌دلیل پیچیدگى سازمان اطلاعا در بانک‌هاى اطلاعاتی، حجم زیاد اطلاعات و پیچیدگى نرم‌افزارهاى مربوط به مدیریت بانک‌هاى اطلاعایت، براى اجراء، کنترل و حسابرسى سیستم‌هاى مزبور دانش تخصصى و حرفه‌اى بیشترى موردنیاز است. انواع متعددى از سیستم‌هاى مدیریت بانک‌هاى اطلاعاتى وجود دارد و تعداد بیشترى با ویژگى‌هاى نوین در حال ایجاد و عرضه است. بانک‌هاى اطلاعاتى طبیعتاً حجیم هستند و در طول زمان نیز رشد مى‌کنند. رشد اطلاعات بانک‌هاى اطلاعاتى منجر به استفاده‌هاى بیشتر و متنوع ترى مى‌شود. در برخى مراکز خدمات کامپیوترى پیشرفته، پس از چند سال بانک‌هاى اطلاعاتى چنان حجیم و غیرقابل کنترل شده است که تعدادى از آنها مجبور به تقسیم بانک‌هاى مزبور شده‌اند.
- تمرکز مسئولیت‌ها:
تمرکز اطلاعات ممکن است باعث تمرکز مسئولیت‌ها و تمرکز وظایف ناسازگار شود. یکى از روش‌هاى کنترلى بااهمیت، تفکیک وظایف ناسازگار است. در سیستم‌هاى بانک اطلاعاتى معمولاً وظایف مربوط به طراحی، ایجاد و نگه داشت بانک اطلاعاتى بر عهده مسئول بانک اطلاعات است و ارتباط مستقیمى با سیستم کاربردى ندارد.
